Protokoll-Anleitung

Vielen Dank, dass du protokollierst! 💙

Dieser Protokollhelfer soll eine kurze Anleitung für die Sitzungsprotokollierung sein.

Namen sind mit Vorname und erstem Buchstaben des Nachnamens abzukürzen (z.B. Markus S.)
Alle nicht öffentlichen Teile sind als B-Teil zu markieren: <bteil>...</bteil>
Einige Standardelemente (z.B. Vorlagen für Beschlusstexte) sind am Ende der Protokollvorlage

...

Gehe auf die Übersicht der Sitzungspads
Klicke “Sitzung starten”
Stelle die Sitzung auf öffentlich und kopiere den Link und Passwort ins BBB
- Zahnrad in der Übersicht => “öffentlich”
Kopiere die TOPs, Mitteilungen, etc. vom TOP-Board ins Pad

Anwesende ins Protokoll eintragen
Weitere Zu- und Abgänge im Verlauf der Sitzung vermerken und mit jeweiliger Uhrzeit versehen
Protokollieren:
- TOPs: Einteilung in TOP-Beschreibung, Diskussion und Ergebnis
- Sonstiges: Keine vorgegebene Unterteilung, ggf. Namen hinzufügen

Passe den Termin im TOP-Board an
Lösche alle besprochenen Themen
Protokoll auf Rechtschreibfehler und obige Vorgaben überprüfen (andere dürfen gerne mithelfen)
Protokoll exportieren (bei Fehlern siehe nächste Seite)
- Auf Export-Knopf (Pfeil) klicken
- Bookstack-Export auswählen
- Im Wiki überprüfen, ob B-Teile vorhanden und nicht öffentlich sind
Pad auf privat stellen
- Zahnrad => “Nur mit FS-Account”
Beschlüsse ins Beschlussbuch übertragen
- Art des Beschlusses wählen: Rechte, Gruppenrechte, Sonstige, ...
- Beschlussvorlage kopieren und ausfüllen
- Speichern
Öffentliches Protokoll (ohne Anmeldung) ausdrucken und im LZI sowie an der Pinnwand vor D120 aufhängen
Link zum Protokoll per Mail an fs@-intern schicken

Überprüfe, ob...
- B-Teile korrekt geöffnet und geschlossen wurden
- B-Teile auf äußerster Ebene als solche markiert sind; eingerückt in einer Liste erzeugt dies Fehler
- Listenelemente falsch eingerückt sind
- Abstimmungen nur aus Ja/Nein/Enthaltung bestehen; andere oder mehr Optionen sind nicht unterstützt
Sonst hilft es meistens, andere zu fragen