Protokoll-Anleitung

Vielen Dank, dass du protokollierst! 💙

Dieser Protokollhelfer soll eine kurze Anleitung für die Sitzungsprotokollierung sein.

Allgemein

• Namen sind mit Vorname und erstem Buchstaben des Nachnamens abzukürzen (z.B. Markus S.)
• Alle nicht öffentlichen Teile sind als B-Teil zu markieren: <bteil>...</bteil>
• Einige Standardelemente (z.B. Vorlagen für Beschlusstexte) sind am Ende der Protokollvorlage

...

Beginn der Sitzung

• Gehe auf die Übersicht der Sitzungspads
• Klicke “Sitzung starten”
• Stelle die Sitzung auf öffentlich und kopiere den Link und Passwort ins BBB
  • Zahnrad in der Übersicht => “öffentlich”
• Kopiere die TOPs, Mitteilungen, etc. vom TOP-Board ins Pad

Während der Sitzung

• Anwesende ins Protokoll eintragen
• Weitere Zu- und Abgänge im Verlauf der Sitzung vermerken und mit jeweiliger Uhrzeit versehen
• Protokollieren:
  • TOPs: Einteilung in TOP-Beschreibung, Diskussion und Ergebnis
  • Sonstiges: Keine vorgegebene Unterteilung, ggf. Namen hinzufügen

Nach der Sitzung

• Passe den Termin im TOP-Board an
• Lösche alle besprochenen Themen
• Protokoll auf Rechtschreibfehler und obige Vorgaben überprüfen (andere dürfen gerne mithelfen)
• Protokoll exportieren (bei Fehlern siehe nächste Seite)
  • Auf Export-Knopf (Pfeil) klicken
  • Bookstack-Export auswählen
  • Im Wiki überprüfen, ob B-Teile vorhanden und nicht öffentlich sind
• Pad auf privat stellen
  • Zahnrad => “Nur mit FS-Account”
• Beschlüsse ins Beschlussbuch übertragen
  • Art des Beschlusses wählen: Rechte, Gruppenrechte, Sonstige, ...
  • Beschlussvorlage kopieren und ausfüllen
  • Speichern
• Öffentliches Protokoll (ohne Anmeldung) ausdrucken und im LZI sowie an der Pinnwand vor D120 aufhängen
• Link zum Protokoll per Mail an fs@-intern schicken

Fehler beim Protokoll-Export

• Überprüfe, ob...
  • B-Teile korrekt geöffnet und geschlossen wurden
  • B-Teile auf äußerster Ebene als solche markiert sind; eingerückt in einer Liste erzeugt dies Fehler
  • Listenelemente falsch eingerückt sind
  • Abstimmungen nur aus Ja/Nein/Enthaltung bestehen; andere oder mehr Optionen sind nicht unterstützt
• Sonst hilft es meistens, andere zu fragen