Protokoll-Anleitung

Vielen Dank, dass du protokollierst! 💚

Dieser Protokollhelfer soll eine kurze Anleitung für die Sitzungsprotokollierung sein.

Vor der Sitzung

• Geh auf die folgende Webseite
• Drücke 'Sitzung starten'
• Stelle die Sitzung auf öffentlich und passe den öffentlichen Link an (Zahnradsymbol rechts am neu erstellten Pad-Eintrag)

Aufgaben während der Sitzung

• Teilnehmer daran erinnern sich als anwesend im Pad einzutragen (anwesend und online)
• Alle im Laufe der Sitzung erscheinenden Nachkömmmlinge (mit Erscheinungsuhrzeit in Klammern nach dem Namen) eintragen.
• 🖊️ Protokollieren:
  • Unterteilung in Top, Diskussion, Ergebnis
  • Namen nur mit erstem Buchstaben des Nachnamens und . abkürzen (z.B. Lea P.)
  • Alles, was nicht im öffentlichen Protokoll sichtbar seien soll z.B. Rechte, in b-Teil setzen -- an sich sollte auf der Sitzung klar kommuniziert werden was hierrunter fällt --
  • Dabei werden B-Teile (nicht-öffentliche Teile) in <bteil> ... </bteil> gesetzt
  • Vorlagen für Beschlusstexte, können unten im Pad kopiert werden.

Aufgaben nach der Sitzung

1. Das Protokoll nochmal durchlesen und auf etwaige Rechtschreibfehler kontrollieren
   • achte auf Abkürzung der Nachnamen (Nachnamen abkürzen) und B-Teile
2. Das Protokoll mithilfe des Pfeils exportieren. Falls dieser Schritt fehlschlägt, siehe unten unter "Hilfe, der Protokoll-Export ist broken!"
   • In der Pad-Ansicht in der unteren Kontrollleiste (ausklappen, falls eingeklappt) den Export-Knopf klicken.
   • Im sich öffnenden Popup auf Bookstack-Export klicken.
   • Die Export-Ergebnisse in den Büchern 'Sitzungsprotokolle' und 'Sitzungsprotokolle (B-Teile)' prüfen
3. Pad auf privat stellen
   • Unter Pad mithilfe des Zahnrads die Sichtbarkeit auf "Nur mit FS-Account" stellen
4. Beschlüsse in das Beschlussbuch übertragen

• Art wählen:
  • * Rechte, wenn Rechte an einzelne Personen vergeben wurden,
  • Rechte und Gruppen, falls einer Gruppe oder ein Verein neue Rechte bekommen haben (Kreuz in Tabelle setzen),
  • Mitgliedschaften, falls eine Person zu einer Rechtegruppe hinzugefügt wurde,
  • Sonstige, für alle anderen Beschluss ist es (wähle den richtigen Unterpunkt aus; das weitere Verfahren ist für alle gleich).
  • Die Beschlussvorlage kopieren und am Ende der Tabelle einfügen
  • Die entsprechenden Stellen aktualisieren (Nummer, Tag, Datum, Beschlusstext)
  • Speichern

  5. Das Protokoll so, wie es im Bookstack steht (ohne B-Teile), ausdrucken und an der Pinnwand gegenüber von D120 aufhängen.

     • Durcken, ohne angemeldet zu sein, damit die B-Teile ausgeblendet werden.
     • (Eventuell "Exportieren als HTML", dann drucken, sonst geht das Layout kaputt)

  6. Eine Mail über fs@ schicken mit Links zum Protokoll im Wiki der Sitzung.

  7. Die neuen Aufgaben in das Aufgabenbord übertragen.

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  😱 Hilfe, der Protokoll-Export ist broken!

  In dem Fall erst mal nach technischer Soforthilfe fragen. Hier kann meist Heiko behilflich sein. Falls das nicht möglich ist, muss das Protokoll manuell exportiert werden. Dazu bitte folgende Schritte befolgen:

  1. Im Buch 'Sitzungsprotokolle (B-Teile)', im Kapitel des aktuellen Semesters, eine Seite für die Sitzung anlegen. (Oben rechts auf New Page)
     • Name von 'New Page' auf folgendes Schema ändern: Sitzung yyyy-mm-dd
     • Die mit <bteil> ... </bteil> gekennzeichneten Abschnitte aus dem Protokoll kopieren und auf der eben erstellten Seite einfügen.
  2. Im Buch 'Sitzungsprotokolle', im Kapitel des aktuellen Semesters, eine Seite für die Sitzung anlegen.
     • Name von 'New Page' auf folgendes Schema ändern: Sitzung yyyy-mm-dd
     • Das Protokoll einfügen und dabei die B-Teile entfernen
  3. Optional: Falls die Formatierung des manuell kopierten Texts kaputt ist, kann noch bei Zeit und Laune eine Korrektur vorgenommen werden.