Protokoll-Anleitung

Vielen Dank, dass du protokollierst! 💚💙

Dieser Protokollhelfer soll eine kurze Anleitung für die Sitzungsprotokollierung sein.

Vor

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Allgemein

• Namen sind mit Vorname und erstem Buchstaben des Nachnamens abzukürzen (z.B. Markus S.)
• Alle nicht öffentlichen Teile sind als B-Teil zu markieren: <bteil>...</bteil>
• Einige Standardelemente (z.B. Vorlagen für Beschlusstexte) sind am Ende der Protokollvorlage

...

Beginn der Sitzung

• GehGehe auf die folgendeÜbersicht Webseiteder Sitzungspads
• DrückeKlicke '“Sitzung starten'starten”
• Stelle die Sitzung auf öffentlich und passekopiere den öffentlichen Link anund (ZahnradsymbolPasswort rechtsins amBBB neu
  erstellten
  • Zahnrad Pad-Eintrag)in der Übersicht => “öffentlich”

  Aufgaben

wä
• Kopiere die TOPs, Mitteilungen, etc. vom TOP-Board ins Pad

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Während der Sitzung

• TeilnehmerAnwesende daranins erinnernProtokoll sicheintragen
als
• Weitere anwesendZu- und Abgänge im Pad einzutragen (anwesend und online)
• Alle im LaufeVerlauf der Sitzung erscheinendenvermerken Nachkömmmlingeund (mit Erscheinungsuhrzeitjeweiliger inUhrzeit Klammern nach dem Namen) eintragen.versehen
• 🖊️ Protokollieren:Protokollieren:
  • UnterteilungTOPs: Einteilung in Top,TOP-Beschreibung, Diskussion,Diskussion und Ergebnis
  • Sonstiges: Keine vorgegebene Unterteilung, ggf. Namen nur mit erstem Buchstaben des Nachnamens und . abkürzen (z.B. Lea P.)
  • Alles, was nicht im öffentlichen Protokoll sichtbar seien soll z.B. Rechte, in b-Teil setzen -- an sich sollte auf der Sitzung klar kommuniziert werden was hierrunter fällt --
  • Dabei werden B-Teile (nicht-öffentliche Teile) in <bteil> ... </bteil> gesetzt
  • Vorlagen für Beschlusstexte, können unten im Pad kopiert werden.hinzufügen

Aufgaben

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nach

Nach der Sitzung

1. Das Protokoll nochmal durchlesen und auf etwaige Rechtschreibfehler kontrollieren

   • achtePasse den Termin im TOP-Board an
   • Lösche alle besprochenen Themen
   • Protokoll auf Abkürzung der Nachnamen (Nachnamen abkürzen)Rechtschreibfehler und obige Vorgaben überprüfen (andere dürfen gerne mithelfen)
   • Protokoll exportieren (bei Fehlern siehe nächste Seite)
     • Auf Export-Knopf (Pfeil) klicken
     • Bookstack-Export auswählen
     • Im Wiki überprüfen, ob B-Teile vorhanden und nicht öffentlich sind
   • Pad

     Dasauf Protokollprivat mithilfe des Pfeils exportieren. Falls dieser Schritt fehlschlägt, siehe unten unter "Hilfe, der Protokoll-Export ist broken!"

     stellen
     • InZahnrad der=> Pad-Ansicht“Nur inmit der unteren Kontrollleiste (ausklappen, falls eingeklappt) den Export-Knopf klicken.
     • Im sich öffnenden Popup auf Bookstack-Export klicken.
     • Die Export-Ergebnisse in den Büchern 'Sitzungsprotokolle' und 'Sitzungsprotokolle (B-Teile)' prüfenFS-Account”

   • Pad auf privat stellen

     • Unter Pad mithilfe des Zahnrads die Sichtbarkeit auf "Nur mit FS-Account" stellen

   • Beschlüsse in dasins Beschlussbuch übertragen

     • Art des Beschlusses wählen:
       Rechte,
       • Rechte,Gruppenrechte, wennSonstige, Rechte an einzelne Personen vergeben wurden,...
       • Rechte und Gruppen, falls einer Gruppe oder ein Verein neue Rechte bekommen haben (Kreuz in Tabelle setzen),
       • Mitgliedschaften, falls eine Person zu einer Rechtegruppe hinzugefügt wurde,
       • Sonstige, für alle anderen Beschluss ist es (wähle den richtigen Unterpunkt aus; das weitere Verfahren ist für alle gleich).
     • Die Beschlussvorlage kopieren und am Ende der Tabelle einfügen
     • Die entsprechenden Stellen aktualisieren (Nummer, Tag, Datum, Beschlusstext)ausfüllen
     • Speichern

   • DasÖffentliches Protokoll so, wie es im Bookstack steht (ohne B-Teile),Anmeldung) ausdrucken und im LZI sowie an der Pinnwand gegenüber vonvor D120 aufhängen.

     ngen
   • Link zum Protokoll per Mail an fs@-intern schicken

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   Fehler beim Protokoll-Export

   • Durcken,Überprüfe, ohneob... angemeldet
     zu sein, damit die
     • B-Teile ausgeblendetkorrekt werden.geöffnet und geschlossen wurden
     • (EventuellB-Teile "Exportierenauf äußerster Ebene als HTML",solche dannmarkiert drucken,sind; sonsteingerückt gehtin daseiner LayoutListe kaputt)erzeugt dies Fehler
     • Listenelemente falsch eingerückt sind
     • Abstimmungen nur aus Ja/Nein/Enthaltung bestehen; andere oder mehr Optionen sind nicht unterstützt
   • Sonst

     Einehilft Mailes übermeistens, fs@andere schickenzu mit Links zum Protokoll im Wiki der Sitzung.

   • Die neuen Aufgaben in das Aufgabenbrett übertragen.

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😱 Hilfe, der Protokoll-Export ist broken!

In dem Fall erst mal nach technischer Soforthilfe fragen. Hier kann meist Heiko behilflich sein. Falls das nicht möglich ist, muss das Protokoll manuell exportiert werden. Dazu bitte folgende Schritte befolgen:

1. Im Buch 'Sitzungsprotokolle (B-Teile)', im Kapitel des aktuellen Semesters, eine Seite für die Sitzung anlegen. (Oben rechts auf New Page)
   • Name von 'New Page' auf folgendes Schema ändern: Sitzung yyyy-mm-dd
   • Die mit <bteil> ... </bteil> gekennzeichneten Abschnitte aus dem Protokoll kopieren und auf der eben erstellten Seite einfügen.fragen
2. Im Buch 'Sitzungsprotokolle', im Kapitel des aktuellen Semesters, eine Seite für die Sitzung anlegen.
   • Name von 'New Page' auf folgendes Schema ändern: Sitzung yyyy-mm-dd
   • Das Protokoll einfügen und dabei die B-Teile entfernen
3. Optional: Falls die Formatierung des manuell kopierten Texts kaputt ist, kann noch bei Zeit und Laune eine Korrektur vorgenommen werden.