Ophase 2024 Winter

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• Orgatreffen 13.06.2024
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• Orgatreffen 07.08.2024
• Orgatreffen 29.08.2024

Allgemeine Infos

Leitung

Alle erreichbar unter: ophase-leitung@fachschaft.informatik.tu-darmstadt.de

• Maximilian Heuwes
• Yannic Hemmer
• Jan Rüßing

Helpdesk

Alle (inklusive Leitung) erreichbar unter: ophase-helpdesk@fachschaft.informatik.tu-darmstadt.de

• Jonathan "Nath" Schild
• Sebastian Spranger
• Josias Wick

Informationen

Linksammlung

• Nextcloud: https://media.d120.de/f/356591
  • Stundenpläne: https://media.d120.de/f/366300
• Termine: https://media.d120.de/apps/calendar/p/MSHBT9iWqnTxjRdz
  • enthält Termine die für Orgas und Tutoren relevant sind, nicht für Erstis

Orga

Leitung + Helpdesk

Posten	Personen
Leitung	Max H., Yannic H., Jan R.
Helpdesk	Nath, Josias, Sebastian Sp.

Orgas

Nutzt gerne die Discord-Channel, um bestimmte Orgagebiete zu erreichen.

Posten	Personen
Accountaktivierung	Carolin R.
Discord	<todo>
Dokumentation	<todo>
Drittelfinale	Alex, Carolin
Feedback	Pia, <todo>
Foto	Tristan, Leena, Tobsi
Frühstück	Cap, <todo>
HR-Orga	<todo>
Kleidung	Lara
Kneipentour	Jim D.
Lerngruppenspeeddating	Benjamin
Master-BBQ	Lea, Philipp M.
Master/Promo-Panel	<todo>
Moderation	Tobsi?, Joachim?
Moodle	Pia, Magnus
Motto: Design	Magnus, Sebastian Sp.
Motto: Film	Jannis R.
Namensschilder	Daniel Si.
OInforz	Jonas Bingel
Party	Roni
Prüfung	Dorian F.
Spieleabend: GnoM	<todo>
Spieleabend: Interdisziplinär	Daniel Si.
Spieleabend: Präabend	<todo>
Stadt- und Campusführung	Julian R.
Streaming/VOC	Leon K., Felix K.
Taschen	Utku S., Jakob S.
Unirallye	Hannah, Jonas R.
Vorträge	Daniel Si.
Website	Magnus
Workshops	Rhea

Leitung

Orga Dokumentation

Erstie-Beutel

Vorträge

Aufgaben

Vor der Ophase

• Organisation aller Vorträge in der Ophase
  • Bachelorophase (auf deutsch)
    • Fachvortrag am Montag (07.10.) - Ulmann verfügbar?
    • Fachvorträge für das Speeddating am Dienstag (08.10.)
      • nach eigener Gestaltung, letztes Jahr sollten es 4 * 15 bei einem 60 Minuten Zeitslot gewesen sein
    • Vorträge während den Workshops am Donnerstag (10.10.)
      • Sprachzentrum
        • während einem der Workshopslots
        • muss natürlich keine 60 oder 90 Minuten füllen (maximal 30 Min sollten ausreichen)
        • gleichzeitig zu den Workshops findet ein Vortragsslot mit Sprachzentrum bei den Mastern statt, bitte passend timen
    • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Freitag (11.10.); Reihenfolge egal
      • AStA
      • Anti-Diskriminierungstelle
      • Beschwerdemanagement
      • Gleichstellungsbeauftragte
  • Masterophase (auf englisch)
    • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Donnerstag (10.10.); Reihenfolge egal
      • AStA
      • Anti-Diskriminierungstelle
      • Beschwerdemanagement
      • Tutor International / International Student Service
      • Sprachzentrum
    • Fachvortrag-Speed-Dating am Donnerstag (10.10.)
      • 10 min Pause / Puffer / Q&A mit einberechnen, der Block ist insgesamt recht lang (und davor die kleineren Vorträge)
• Kontakt zu den Vortragenden halten
  • Erinnerung an den Termin kurz vor der Ophase
  • (ggf.) Koordination der Anreise (Ulmann: Parkplatz)
  • Vorträge ggf. tauschen soweit möglich, wenn Terminkollisionen auftreten
• Bereitstellung von Ersatzprogramm bei kurzfristigen Ausfällen (bspw. ein Quiz über vorgestellte Dinge der Ophase)
• Foliensätze und Präsentationsmodalitäten (Benötigt die Person bestimmte Technik / Anschlüsse?, ...) vor Ophase anfragen
  • Foliensätze an Helpdesk und Webseite-Orga geben, sodass diese für die Ersties zum Nachlesen veröffentlicht werden können
  • Dieses Jahr neu: Zentralen-Laptop (neuen Ausleihelaptop) zur Präsentation bereitstellen und mit Streaming vorab prüfen.
• Datenschutzeinverständniserklärung zwecks Streaming und kurzzeitigem Bereitstellen nach der Ophase auf dem Youtube-Kanal der FS einholen und an Helpdek geben
• E-Mails für Leitung zugänglich machen; CC Vorträge-Funktionsmail oder ophase-leitung
  • Funktionsmail zur Verwendung möglich

Während der Ophase

• Mails lesen wegen kurzfristiger Absagen (in diesem Fall unbedingt Helpdesk informieren)
• Empfang der Vortragenden bei Gebäudeeingang (TU-interne) oder bei Parkplatz / Ankunftsort an der TU (bei externen)
• Datenschutzeinverständniserklärung gegebenfalls persönlich unterschreiben lassen und an Helpdesk geben

Nach der Ophase

• Dokumentation deiner Abläufe, von aufgetretenen Problemen, Feedback der Ersties (wenn es welches gab) und deinen Verbesserungsvorschlägen (falls du welche hast) sowie von gesammelten Statistiken
• ggf. Anmerkungen der Vortragshaltenden notieren

Das ist bereits getan

• Räume laut Stundenplan
  • Workshopsslots bitte mit Workshoporga absprechen, es sind mehrere Hörsäle verfügbar
  • Master: C205 oder so. Wenn jemand ne Kristallkugel hat bitte vorbeibringen.

Das wird noch getan

Das ist noch anzugehen

• N/A

Dokumentation

--> bitte hier Dokumentation eintragen <--

Dokumentationsvorschlag: Tabelle mit Slot, angefragter Stelle und Status

Statistiken

--> Statistiken? <--

Prüfung

Aufgaben

Vor der Ophase

• Erstellung / Überarbeitung der Prüfung und Lösung (gerade Liniennetz Aufgabe 5c) muss immer wieder geändert werden)
• Einhaltung der APB der TU sicherstellen
• Druckaufrag frühzeitig an den Helpdesk geben
• Anmeldung zur Prüfung vorbereiten und planen
• Aufgaben anpassen (besonders Motto Fragen)
• Sitzplanung grob planen
• Korrekturkonzept planen
• Kurz vor der Ophase: Druckauftrag ans Helpdesk
• Kurz vor der Ophase: Erklären der Prüfungsmodalitäten für die Tutor*innen
• Suchen von Helfer*innen für die Prüfungsdurchführung (Tutor*innen fragen)

Während der Ophase

• Prüfungsanmeldung freischalten und auswerten
• Raumeinteilung ad-hoc erstellen und bekanntgeben
• Korrektur koordinieren
• Es gibt keine Schummler/Seeds und keine Störungen in der Prüfung
• Erklären der Prüfungsmodalitäten für die Tutor*innen
• Suchen von Helfer*innen für die Prüfungsdurchführung

Nach der Ophase

• Dokumentation deiner Abläufe, von aufgetretenen Problemen, Feedback der Ersties (wenn es welches gab) und deinen Verbesserungsvorschlägen (falls du welche hast) sowie von gesammelten Statistiken

Dokumentation

Prüfung

Angepasst wurde:

• Motto Fragen gemacht
• Aufgabenteil 8 "Computer Graphics" durch "Bäume" ersetzt, da lustiger. Die alten Aufgaben sind noch in dem Ordner.
• 1b wurde angepasst, da Erstries verwirrt waren. Davor wurde nach Dekan gefragt, jetzt nach Studienberatung
• Aufgabe 1 die letzten 3 Fragen wurden zusammengefasst, sodass es eine eindeutigere Lösung gibt.

Wo sind die Latex-Dokumente?

Wie wurden die Erstis in die Prüfungsräume aufgeteilt?

Probleme von der Prüfung

Hinweise/ Tipps

Was überlegt wurde zu ändern

Moodle Nachricht zur Raumaufteilung

Liebe Erstis,

die Anmeldung zur Prüfung ist abgeschlossen und die Raumaufteilung fertiggestellt. Den euch zugeteilten Raum könnt ihr nun hier nachlesen.
 Bitte geht sicher, dass ihr rechtzeitig vor Ort seid. Die Prüfung beginnt um 10:00 Uhr, jedoch ist es stets zu empfehlen, früher dort zu sein (z.B. 9:45 Uhr).

Bitte denkt an einen dokumentenechten Stift, einen Lichtbildausweis und euren Studentenausweis.

Es sind keine Hilfsmittel zugelassen.


Wir hoffen, dass euch diese Erfahrung einen hilfreichen Einblick geben wird! Viel Erfolg und Spaß

Raumaufteilung (nach Vornamen immer einschließlich der Namen auf der Grenze):

RAUMAUFTEILUNG HIER

Prüfungskorrektur

Dauer: Von ca. 14:30 (Aufbau) bis ca 18:40

• Die Klausuren wurden nach Kleingruppe sortiert und auf einen seperaten Platz gelegt
• Es gab eine große Tabelle mit Aufgaben und Gruppen
• Jeder Tisch in C301 hat 1 bis 2 bestimmte Aufgaben korrigert
• Wenn ein Tisch einen Stapel korrigiert hat, wurde das in der Tabelle angekreuzt und man konnte sich einen neuen Stapel nehmen
• Um die Motivation hochzuhalten sind Snacks zu empfehlen (viele Snacks es sind >50 Leute; ggf diese Snacksboxen)

Statistiken

Protokolle der Orgatreffen

Orgatreffen 13.06.2024

Teilnehmende:

• Leitung (voll)
• Helpdesk (voll, soooviel habe ich garnicht getrunken...)
• Dorian
• Rhea
• Julian
• Utku
• Carolin
• Hannah
• Philipp

Orgas

Taschen:

• E-Mail wird vorgeschrieben
• Aktuell gibts noch technische Probleme

Workshops:

• Moodle-Kurs beantragt für Info & Kommunikation
• Wahl wird überlegt
• Anmeldung & dem Rest so schnell wie möglich

Master-BBQ:

• Nö

Unirallye

• Jonas hat erste Mail zum Filmkreis geschrieben (für Station)

Stadt- und Campusführung

• wird so gemacht wie immer
• Tobsi wird vermutlich auch helfen
• C110 & C120 zwei Routen, daher so relativ sinnvoll

Lerngruppen-Speeddating

• Nicht da, aber ist noch am überlegen die Orgas etwas zu verändern

ggfls. anzuschreibende Orgas

• Kleidung
• Kneipentour
• Lerngruppenspeeddating (Benjamin) -> Lounge mal anfragen
• Moodle: Rhea + Magnus + FS-Kurs???
• Design: Magnus ?
• Vorträge

Orgatreffen 16.07.2024

Anwesend

Online

• Felix
• Benjamin W.
• Nath

Anwesend:

• Yannic
• Jan
• Josias
• Rhea
• Carolin
• Utku
• Alex
• Lara
• Caro
• Magnus
• Max

Updates von der Ophasenleitung

• Kalender sollten in der Nextcloud verfügbar sein
• Tutorenanmeldung ist offen: https://anmeldung.d120.de/ophase/tutors24-25/ QR Code:
• C205 ist wieder freigegeben + Mediengeräte in den Pilotyhörsälen wird bald aktualisiert

Orgas

Streaming / VOC (Leon, Paul, Felix)

• Keine Updates
• Absprache kann im August losgehen

Todo:

• Durch Räume durchgehen und Streaming planen

Moderation (Tobsi, Jochim)

• n.a

Motto: Design (Magnus, Sebastian)

• Design vorhanden

Motto: Film (Jannis)

• Yannic kümmert sich

Kleidung (Lara)

• Da Design fertig kann anfrage demnächst losgeschickt werden Todo:
• Pretix einrichten

Webseite (Magnus)

• Keine Updates

Moodle (Magnus, Juna)

• Keine Updates

Foto (Tristan)

• Keine Updates

Feedback (Juna)

• n.a.

Namensschilder (Daniel)

• n.a.

Todo:

• Ideen für kleingruppennamen sammeln

Taschen (Utku, Jakob)

• Mosch Mosch und TeeGeschwender

Todo:

• Englische UND deutsche Taschen planen (Bachelor: DE, Master: EN)

OInforz (Jonas B.)

• Keine Updates
• QR-Codes im OInforz wären cool

Vorträge (Daniel)

• n.a.

Account-Aktivierung (Carolin)

• Angefangen Texte zu bearbeiten
• C-Pool ist gebucht

Workshops (Rhea)

• Workshop-Anmeldung ist offen
• Es gibt bereits 2 anmeldungen
• Gesunheitsding maybe besser als Vortrag anstatt als workshop -> Wird eher nicht klappen

Todo:

• Externe WorkshoplerInnen anschreiben
• Anmeldung planen

Frühstück (Cap)

• n.a.

Todo:

• Auto organisieren -> Maybe über AStA
• Einkaufen organisieren

Drittel-Was-auch-immer (Alex, Carolin)

• Keine Updates, maybe beim nächsten Orgatreffen
• Mehr Helfende wären cool (Leitung wird dazu verdonnert)

Master-BBQ (Lea, Philipp)

• n.a.

Lerngruppen-Speed-Dating (Benjamin)

• Keine Updates
• Kommt zum LT am Donnerstag um 14.30 Uhr in D120 (für Raumabsprache)

Ophasen Prüfung (Dorian)

• n.a.
• Ist aber auch noch nichts passiert
• Alte Prüfung anpassen, maybe Sachen hinzufügen

Unirallye (Hannah, Jonas)

• n.a.

Stadt- & Campusführung (Julian)

• n.a.

Kneipentour (Jim)

• n.a.

Party (Roni)

• In der Krone
• Pretix noch nicht vorbereitet :(

Nächster Termin 07.08.24, 18 Uhr in B002

---

Mehr Spaß:

Discord

Master/Promo Panel

Spielepräabend

Interdisz. Spielepräabend

GnoM

HR-Orga

Orgatreffen 07.08.2024

Anwesend

Präsenz

• Jan
• Sebastian
• Benjamin
• Carolin
• Cap
• Max
• Yannic

online

• Alex
• Carolin
• Dorian
• Felix
• Jonas B.
• Magnus
• Rhea
• Roni

Allgemeine Infos

• Tutor/innenanmeldung ist geöffnet
  • https://anmeldung.d120.de/ophase/tutors24-25/
• Kleidungsbestellung ist offen
  • https://anmeldung.d120.de/ophase/kleidung-winter24/
  • Gutscheincode: SUPER_MEGA_ZAUBERTRANK
• Workshops Workshops Workshops!
  • https://media.d120.de/apps/forms/s/C5FAfZfE5oQgTm47PQfEQT65
• Erstieanmeldungen für Interessierte:
  • https://pretix.d120.fnelles.de/ersties.php
• Büromaterialbestelung DEADLINE 18.08 23:55 (vorerst):
  • http://d120.de/pubpad/dca75a4d
  • Passwort: bueromaterialbestellung_24

Orgas

Streaming / VOC (Leon, Paul, Felix)

• Besprechung mit Leon steht noch aus

Todo:

• Durch Räume durchgehen und Streaming planen

Moderation (Tobsi, Jochim)

n.a.

Todo:

Motto: Design (Magnus)

• Es gibt ein Tshirt und ein Hoodie design
• interne veröffentlichung steht noch aus

Todo:

Motto: Film (Jannis)

• anscheinend passieren Dinge
• Bei interesse mitzuhelfen, einmal an Jannis, Leitung oder im Discord melden

Todo:

Kleidung (Lara)

• n.a.
• Pretix ist offen, Design quasi fertig

BESTELLEN BESTELLEN BESTELLEN!

Webseite (Magnus)

• nichts neues

Todo:

Moodle (Magnus, Juna)

• nicht neues

Todo:

Foto (Tristan)

• n.a.

Todo:

Feedback (Juna)

• n.a.

Todo:

Namensschilder (Daniel)

• n.a.

Todo:

Taschen (Utku, Jakob)

• ein paar Firmen haben schon zugesagt
• EU Parlament hat Sachen geschickt

Todo:

OInforz (Jonas B.)

• Bachelor fertig korrekturgelesen
• Alex schaut über das Master Inforz drüber

Todo:

• Stundenplan schicken bzw. Rechte überprüfen

Vorträge (Daniel)

• n.a.

Todo:

Account-Aktivierung (Carolin)

• Text muss noch auf die Website --> Magnus

Todo:

Workshops (Rhea)

• heute gingen ein paar Mails raus
• 5 unterschiedliche anmeldungen

Todo:

Frühstück (Cap)

• Helfende Menschen gesucht
• Cap würde sich über eine Co. Orga freuen

Todo:

• Fehlende Rechte im LDAP fixen

Drittel-Was-auch-immer (Alex, Carolin)

• treffen hat stattgefunden (mit 5 menschen)
• minimal effort design
• nächstes Treffen in ca. 2 Wochen
• Konzept: TutorInnen gegen Ersties mit Finale (maybe: 1, 2 oder 3)

Todo:

Master-BBQ (Lea, Philipp)

• n.a.

Todo:

Lerngruppen-Speed-Dating (Benjamin)

• Nichts neues soweit
• wird demnächst gestartet

Todo:

Ophasen Prüfung (Dorian)

• Prüfung quasi fertig

Todo:

• Einkaufsliste für Korrektur schreiben

Unirallye (Hannah, Jonas)

• n.a.

Todo:

Stadt- & Campusführung (Julian)

• n.a.

Todo:

Kneipentour (Jim)

• n.a.

Todo:

Party (Roni)

• Nächste woche treffen mit Leitung

Todo:

• Party Pretix vorbereiten

Nächster Termin 29.08.24, 17 Uhr in B002

---

Mehr Spaß: Diese Orgas brauchen wir noch!

Frühstück zweite Orga

Discord

Master/Promo Panel

Spielepräabend

Interdisz. Spielepräabend

GnoM

HR-Orga

Orgatreffen 29.08.2024

Anwesend

Präsenz

• ???

online

• keiner

Allgemeine Infos

• Tutor/innenanmeldung ist geöffnet
  • https://anmeldung.d120.de/ophase/tutors24-25/
• Kleidungsbestellung ist offen
  • https://anmeldung.d120.de/ophase/kleidung-winter24/
  • Gutscheincode: SUPER_MEGA_ZAUBERTRANK
• Workshops Workshops Workshops!
  • https://media.d120.de/apps/forms/s/C5FAfZfE5oQgTm47PQfEQT65
• Erstieanmeldungen für Interessierte:
  • https://pretix.d120.fnelles.de/ersties.php
• Büromaterialbestelung DEADLINE 18.08 23:55 (vorerst):
  • http://d120.de/pubpad/dca75a4d
  • Passwort: bueromaterialbestellung_24

Orgas

Streaming / VOC (Leon, Paul, Felix)

nicht da

Moderation (Tobsi, Jochim)

nicht da

Motto: Design (Magnus)

nicht da

Motto: Film (Jannis)

• Drehbuch existiert, wird Korrektur gelesen
• Kostüme werden geplant

Kleidung (Lara)

• bis zum 04.09. bestellen!

Webseite (Magnus)

nicht da

Moodle (Magnus, Juna)

nicht da

Foto (Tristan)

nicht da

Feedback (Juna)

nicht da

Namensschilder (Daniel)

• nachzubestellende Materialien wurden durchgegangen

Taschen (Utku, Jakob)

nicht da

OInforz (Jonas B.)

Vorträge (Daniel)

• "ein paar Arschtritte verpassen, dass die Streamgenehmigung noch kommt"
• bis auf Wahlslots quasi alles fertig
• eventuell nicht in der Ophase da, muss nochmal schauene

Account-Aktivierung (Carolin)

• Texte wurden überarbeitet, nicht mehr viel zu tun
• Helfer werden gebraucht (ca. 3 wären gut pro Person)

Workshops (Rhea)

• 8 (+1 pending) Workshop-Anmeldungen
• ggfls. externe müssen noch angesprochen werden
• Social Media für Workshops?

Frühstück (Cap)

• nur Co-Orga anwesend, noch nicht viel besprochen

Drittel-Was-auch-immer (Alex, Carolin)

• Tutoren werden benötigt
• 30 - 35 Stationen?
• Regenplan wäre eigentlich sinnvoll
• Die Leitung braucht Raumaufteilung für Foto-Orga

Master-BBQ (Lea, Philipp)

nicht da

Lerngruppen-Speed-Dating (Benjamin)

• das Teil ist fertig programmiert
• FSS wird mit Hosting beauftragt

Icebreaker-Fragen:

• https://www.d120.de/pubpad/e0ecbf11 (psw: mega_tolle_Fragen)

Ophasen Prüfung (Dorian)

• Moodle-Anmeldung fertig
• Prüfung wird korrektur gelesen

Unirallye (Hannah, Jonas)

• beide Stationen abgeklärt (Filmkreis + Konaktiva)
• ansonsten durch

Stadt- & Campusführung (Julian)

nicht da

Kneipentour (Jim)

• Reservierungen getan, werden aber noch auf später verschoben

Party (Roni)

nicht da

---

Mehr Spaß: Diese Orgas brauchen wir noch!

Master/Promo Panel

Spielepräabend

Interdisz. Spielepräabend

GnoM

Discord

HR-Orga