Vorträge

Aufgaben

Vor der Ophase

• Organisation aller Vorträge in der Ophase
  • Bachelorophase (auf deutsch)
    • Fachvortrag am Montag (07.10.) - Ulmann verfügbar?
    • Fachvorträge für das Speeddating am Dienstag (08.10.)
      • nach eigener Gestaltung, letztes Jahr sollten es 4 * 15 bei einem 60 Minuten Zeitslot gewesen sein
    • Vorträge während den Workshops am Donnerstag (10.10.)
      • Sprachzentrum
        • während einem der Workshopslots
        • muss natürlich keine 60 oder 90 Minuten füllen (maximal 30 Min sollten ausreichen)
        • gleichzeitig zu den Workshops findet ein Vortragsslot mit Sprachzentrum bei den Mastern statt, bitte passend timen
    • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Freitag (11.10.); Reihenfolge egal
      • AStA
      • Anti-Diskriminierungstelle
      • Beschwerdemanagement
      • Gleichstellungsbeauftragte
  • Masterophase (auf englisch)
    • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Donnerstag (10.10.); Reihenfolge egal
      • AStA
      • Anti-Diskriminierungstelle
      • Beschwerdemanagement
      • Tutor International / International Student Service
      • Sprachzentrum
    • Fachvortrag-Speed-Dating am Donnerstag (10.10.)
      • 10 min Pause / Puffer / Q&A mit einberechnen, der Block ist insgesamt recht lang (und davor die kleineren Vorträge)
• Kontakt zu den Vortragenden halten
  • Erinnerung an den Termin kurz vor der Ophase
  • (ggf.) Koordination der Anreise (Ulmann: Parkplatz)
  • Vorträge ggf. tauschen soweit möglich, wenn Terminkollisionen auftreten
• Bereitstellung von Ersatzprogramm bei kurzfristigen Ausfällen (bspw. ein Quiz über vorgestellte Dinge der Ophase)
• Foliensätze und Präsentationsmodalitäten (Benötigt die Person bestimmte Technik / Anschlüsse?, ...) vor Ophase anfragen
  • Foliensätze an Helpdesk und Webseite-Orga geben, sodass diese für die Ersties zum Nachlesen veröffentlicht werden können
  • Dieses Jahr neu: Zentralen-Laptop (neuen Ausleihelaptop) zur Präsentation bereitstellen und mit Streaming vorab prüfen.
• Datenschutzeinverständniserklärung zwecks Streaming und kurzzeitigem Bereitstellen nach der Ophase auf dem Youtube-Kanal der FS einholen und an Helpdek geben
• E-Mails für Leitung zugänglich machen; CC Vorträge-Funktionsmail oder ophase-leitung
  • Funktionsmail zur Verwendung möglich

Während der Ophase

• Mails lesen wegen kurzfristiger Absagen (in diesem Fall unbedingt Helpdesk informieren)
• Empfang der Vortragenden bei Gebäudeeingang (TU-interne) oder bei Parkplatz / Ankunftsort an der TU (bei externen)
• Datenschutzeinverständniserklärung gegebenfalls persönlich unterschreiben lassen und an Helpdesk geben

Nach der Ophase

• Dokumentation deiner Abläufe, von aufgetretenen Problemen, Feedback der Ersties (wenn es welches gab) und deinen Verbesserungsvorschlägen (falls du welche hast) sowie von gesammelten Statistiken
• ggf. Anmerkungen der Vortragshaltenden notieren

Das ist bereits getan

• Räume laut Stundenplan
  • Workshopsslots bitte mit Workshoporga absprechen, es sind mehrere Hörsäle verfügbar
  • Master: C205 oder so. Wenn jemand ne Kristallkugel hat bitte vorbeibringen.

Das wird noch getan

Das ist noch anzugehen

• N/A

Dokumentation

--> bitte hier Dokumentation eintragen <--

Dokumentationsvorschlag: Tabelle mit Slot, angefragter Stelle und Status

Statistiken

--> Statistiken? <--