Vorträge

Aufgaben

Vor der Ophase

Organisation aller Vorträge in der Ophase
- Bachelorophase (auf deutsch)
  - Fachvortrag am Montag (07.10.) - Ulmann verfügbar?
  - Fachvorträge für das Speeddating am Dienstag (08.10.)
    - nach eigener Gestaltung, letztes Jahr sollten es 4 * 15 bei einem 60 Minuten Zeitslot gewesen sein
  - Vorträge während den Workshops am Donnerstag (10.10.)
    - Sprachzentrum
      - während einem der Workshopslots
      - muss natürlich keine 60 oder 90 Minuten füllen (maximal 30 Min sollten ausreichen)
      - gleichzeitig zu den Workshops findet ein Vortragsslot mit Sprachzentrum bei den Mastern statt, bitte passend timen
  - Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Freitag (11.10.); Reihenfolge egal
    - AStA
    - Anti-Diskriminierungstelle
    - Beschwerdemanagement
    - Gleichstellungsbeauftragte
- Masterophase (auf englisch)
  - Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Donnerstag (10.10.); Reihenfolge egal
    - AStA
    - Anti-Diskriminierungstelle
    - Beschwerdemanagement
    - Tutor International / International Student Service
    - Sprachzentrum
  - Fachvortrag-Speed-Dating am Donnerstag (10.10.)
    - 10 min Pause / Puffer / Q&A mit einberechnen, der Block ist insgesamt recht lang (und davor die kleineren Vorträge)
Kontakt zu den Vortragenden halten
- Erinnerung an den Termin kurz vor der Ophase
- (ggf.) Koordination der Anreise (Ulmann: Parkplatz)
- Vorträge ggf. tauschen soweit möglich, wenn Terminkollisionen auftreten
Bereitstellung von Ersatzprogramm bei kurzfristigen Ausfällen (bspw. ein Quiz über vorgestellte Dinge der Ophase)
Foliensätze und Präsentationsmodalitäten (Benötigt die Person bestimmte Technik / Anschlüsse?, ...) vor Ophase anfragen
- Foliensätze an Helpdesk und Webseite-Orga geben, sodass diese für die Ersties zum Nachlesen veröffentlicht werden können
- Dieses Jahr neu: Zentralen-Laptop (neuen Ausleihelaptop) zur Präsentation bereitstellen und mit Streaming vorab prüfen.
Datenschutzeinverständniserklärung zwecks Streaming und kurzzeitigem Bereitstellen nach der Ophase auf dem Youtube-Kanal der FS einholen und an Helpdek geben
E-Mails für Leitung zugänglich machen; CC Vorträge-Funktionsmail oder ophase-leitung
- Funktionsmail zur Verwendung möglich

Während der Ophase

Mails lesen wegen kurzfristiger Absagen (in diesem Fall unbedingt Helpdesk informieren)
Empfang der Vortragenden bei Gebäudeeingang (TU-interne) oder bei Parkplatz / Ankunftsort an der TU (bei externen)
Datenschutzeinverständniserklärung gegebenfalls persönlich unterschreiben lassen und an Helpdesk geben

Nach der Ophase

Dokumentation deiner Abläufe, von aufgetretenen Problemen, Feedback der Ersties (wenn es welches gab) und deinen Verbesserungsvorschlägen (falls du welche hast) sowie von gesammelten Statistiken
ggf. Anmerkungen der Vortragshaltenden notieren

Das ist bereits getan

Räume laut Stundenplan
- Workshopsslots bitte mit Workshoporga absprechen, es sind mehrere Hörsäle verfügbar
- Master: C205 oder so. Wenn jemand ne Kristallkugel hat bitte vorbeibringen.

Das wird noch getan

Das ist noch anzugehen

Dokumentation

--> bitte hier Dokumentation eintragen <--

Dokumentationsvorschlag: Tabelle mit Slot, angefragter Stelle und Status

Statistiken

--> Statistiken? <--