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Vorträge

Aufgaben

Vor der Ophase

  • Organisation aller Vorträge in der Ophase
    • Bachelorophase (auf deutsch)
      • Fachvortrag am Montag (07.10.) - Ulmann verfügbar?
      • Fachvorträge für das Speeddating am Dienstag (08.10.)
        • nach eigener Gestaltung, letztes Jahr sollten es 4 * 15 bei einem 60 Minuten Zeitslot gewesen sein
      • Vorträge während den Workshops am Donnerstag (10.10.)
        • Sprachzentrum
          • während einem der Workshopslots
          • muss natürlich keine 60 oder 90 Minuten füllen (maximal 30 Min sollten ausreichen)
          • gleichzeitig zu den Workshops findet ein Vortragsslot mit Sprachzentrum bei den Mastern statt, bitte passend timen
      • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Freitag (11.10.); Reihenfolge egal
        • AStA
        • Anti-Diskriminierungstelle
        • Beschwerdemanagement
        • Gleichstellungsbeauftragte
    • Masterophase (auf englisch)
      • Vorträge von Hochschuleinrichtungen am Donnerstag (10.10.); Reihenfolge egal
        • AStA
        • Anti-Diskriminierungstelle
        • Beschwerdemanagement
        • Tutor International / International Student Service
        • Sprachzentrum
      • Fachvortrag-Speed-Dating am Donnerstag (10.10.)
        • 10 min Pause / Puffer / Q&A mit einberechnen, der Block ist insgesamt recht lang (und davor die kleineren Vorträge)
  • Kontakt zu den Vortragenden halten
    • Erinnerung an den Termin kurz vor der Ophase
    • (ggf.) Koordination der Anreise (Ulmann: Parkplatz)
    • Vorträge ggf. tauschen soweit möglich, wenn Terminkollisionen auftreten
  • Bereitstellung von Ersatzprogramm bei kurzfristigen Ausfällen (bspw. ein Quiz über vorgestellte Dinge der Ophase)
  • Foliensätze und Präsentationsmodalitäten (Benötigt die Person bestimmte Technik / Anschlüsse?, ...) vor Ophase anfragen
    • Foliensätze an Helpdesk und Webseite-Orga geben, sodass diese für die Ersties zum Nachlesen veröffentlicht werden können
    • Dieses Jahr neu: Zentralen-Laptop (neuen Ausleihelaptop) zur Präsentation bereitstellen und mit Streaming vorab prüfen.
  • Datenschutzeinverständniserklärung zwecks Streaming und kurzzeitigem Bereitstellen nach der Ophase auf dem Youtube-Kanal der FS einholen und an Helpdek geben
  • E-Mails für Leitung zugänglich machen; CC Vorträge-Funktionsmail oder ophase-leitung
    • Funktionsmail zur Verwendung möglich

Während der Ophase

  • Mails lesen wegen kurzfristiger Absagen (in diesem Fall unbedingt Helpdesk informieren)
  • Empfang der Vortragenden bei Gebäudeeingang (TU-interne) oder bei Parkplatz / Ankunftsort an der TU (bei externen)
  • Datenschutzeinverständniserklärung gegebenfalls persönlich unterschreiben lassen und an Helpdesk geben

Nach der Ophase

  • Dokumentation deiner Abläufe, von aufgetretenen Problemen, Feedback der Ersties (wenn es welches gab) und deinen Verbesserungsvorschlägen (falls du welche hast) sowie von gesammelten Statistiken
  • ggf. Anmerkungen der Vortragshaltenden notieren

Das ist bereits getan

  • Räume laut Stundenplan
    • Workshopsslots bitte mit Workshoporga absprechen, es sind mehrere Hörsäle verfügbar
    • Master: C205 oder so. Wenn jemand ne Kristallkugel hat bitte vorbeibringen.

Das wird noch getan

Das ist noch anzugehen

  • N/A

Dokumentation

--> bitte hier Dokumentation eintragen <--

Dokumentationsvorschlag: Tabelle mit Slot, angefragter Stelle und Status

Statistiken

--> Statistiken? <--